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手紙のススメ　vol.10　紙選びのヒントあれこれ～紙の形式の選び方～

株式会社山櫻のセカンドブランド +lab（プラスラボ）のクリエイティブディレクター大場敦子さんによる連載企画「WATASHINO的手紙のススメ」では、手紙もひとつのコミュニケーションツールでありビジネスツールであると考え、“「ワタシ」を印象付ける”をキーワードに手書きの手紙にまつわるコラムをお届けします。

紙の形式とは

新年度が始まって環境が変わり、就職や異動、引っ越しをされた方もいらっしゃるのではないでしょうか。最近では少なくなったかもしれませんが、異動や引っ越しの挨拶状を送る機会も増える季節です。そんなときに改めて考えたいのが、シーンに合わせた紙の形式はあるのかどうか。

ここでいう紙の形式とは、はがき、カード、便箋、一筆箋など手紙を書くための紙の種類のことです。紙の形式は何を選ぶことが適正か線引きが悩ましく、マナーの観点からも時代とともに変わっているように思います。手紙の内容はもちろんですが、相手との関係性やタイミング、渡し方でも変わります。このコラムでは、定義のできない紙選びでも、これは知っておいて欲しいというポイントをご紹介します。

手紙の紙の形式は大きく分けて、「はがき」、「カード」、「便箋」、「一筆箋」に分かれます。さらにこの4種類は、封筒に入れて使う「カード」と「便箋」、封筒がいらない「はがき」と「一筆箋」に分けることができます。

封筒を使うか使わないかで正式と略式に分かれます。封筒を使う「カード」や「便箋」は正式、使わない「はがき」や「一筆箋」は略式になります。

では、正式と略式をどう使い分けるか。

フォーマルなシーンとカジュアルなシーンで使い分けると想像すると思いますが、実際はもう少し複雑です。カードや便箋は、友達同士の普段の手紙やカジュアルなシーンでも使いますし、かわいらしいキャラクターがデザインされたものはフォーマルなシーンには使えません。

封書は手紙が丸見えにならないことも特徴ですから、会社など多くの人が目にする可能性がある場所に送る場合、内容によっては封書で送りたいところです。例えば、引越しの挨拶状は住所や電話番号、メールアドレスなどの個人情報が丸見えになるはがきではなく、封書で送りたいと考える方もいらっしゃると思います。

また、略式だからと言って、目上の方やビジネスシーンで、はがきや一筆箋が使えないかというとそんなことはありません。略式だからこそ軽やかに手紙をおくることができ、相手に返事の気づかいをさせずにすみます。

こうして考えると、手紙の紙（形式）選びは「正式」と「略式」があることを理解しつつ、相手にどのように手紙をおくりたいかを考えて選ぶといいでしょう。

ただ、どのような時でも気を付けたいことがひとつあります。略式の紙にフォーマルな形式の手紙を書くと、紙と文章がちぐはぐな手紙になってしまうということです。「はがき」や「一筆箋」など略式の紙を使って手紙を書くときは、「拝啓～敬具」など頭語から始まり結語で結ぶフォーマルな形式で手紙を書かないように気を付けましょう。

なかなか複雑な紙選びですが、紙の形式と手紙（構成）の形式のマッチングを考えて印象に残る手紙に仕上げましょう。